Plusieurs raisons peuvent vous inciter à convoquer une conférence de presse*. L’une d’elle pourrait être l’importance ou l’urgence de la situation à dénoncer ou de l’annonce à faire. Vous pourriez également vouloir offrir à vos médias locaux la possibilité de rencontrer en même temps plusieurs personnes pertinentes sur un enjeu (comme ça peut être le cas lorsqu’un ou une de nos député.e.s est de passage chez vous). Vous pourriez enfin juger que ce que vous avez à dire mérite d’être illustré, soit par un lieu significatif (par exemple la visite d’une école délabrée), soit par des éléments visuels (par exemple de tableaux des statistiques appuyant vos propos).
Quelle que soit la raison qui a motivé votre choix, les étapes à suivre pour l’organisation d’une conférence de presse sont sensiblement les mêmes. Il vous faudra d’abord trouver une date qui convienne à tous.tes les intervenant.e.s et organisateurs.trices. Vous devrez également trouver un lieu pour tenir votre conférence. Pensez qu’il y aura peut-être des frais liés à la location éventuelle d’une salle.
L’essentiel de ce dont vous aurez besoin pour une conférence de presse se résume à :
- Une table et des chaises pour les intervenant.e.s
- Une bannière de Québec solidaire si vous en avez une
- Quelques chaises pour les journalistes
- De l’espace vide pour les caméras
- De l’eau pour tout le monde
- Si vous vous sentez généreux.euses, du café pour les médias
Dans la plupart des cas, vous n’aurez pas besoin de matériel audio-visuel (micros, console, etc.). À moins de tenir votre conférence dans une très grande salle, les journalistes pourront poser leur micro sur table. Vous vous éviterez ainsi bien des frais. Si votre conférence se tient dans un lieu moins conventionnel ou encore à l’extérieur, vous pouvez aussi opter pour le format « mêlé de presse » ou « scrum ». Les journalistes et les caméras se disposeront alors en demi-cercle à portée de micro de votre ou vos intervenant.e.s. Ceux et celles-ci feront une courte allocution, puis vous pourrez prendre les questions des journalistes.
Pour l’aspect communication, vous devrez d’abord rédiger et envoyer un avis pour inviter les médias à assister à votre conférence. Il vous faudra ensuite vous lancer dans la rédaction du communiqué de presse. Si plusieurs personnes y sont citées, prévoyez plus de temps pour faire valider les citations par tous et toutes. Notez que les citations dans le communiqué de presse ne doivent pas obligatoirement être lue intégralement lors de la conférence de presse. L’important c’est que les citations résument bien les propos qui seront tenus par les différent.e.s intervenant.e.s. Vous pourrez envoyer le communiqué de presse une fois la conférence passée. N’oubliez pas également d’en apporter des copies imprimées pour les journalistes qui seront sur place.
Votre rôle durant la conférence de presse ? Une fois vous être assuré.e que tout était bien en place, vous pourrez animer la conférence de presse, c’est-à-dire ouvrir en présentant les personnes qui prendront la parole, prendre les questions des journalistes après les interventions de tout le monde puis remercier les journalistes de s’être déplacé.e.s à la fin.
Si vous remarquez que des médias importants n’ont pas pu se présenter, n’hésitez pas à les appeler après l’événement pour proposer une entrevue sur le sujet de votre point de presse.
*Notez qu’il n’y pas de réelle différence entre un point de presse et une conférence de presse.